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個人情報の取り扱いについて 皆様の個人情報を、個人情報保護方針に基づき、次の通り取り扱います

個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報、個人番号及び特定個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取り扱うことを宣言します。

  1. 個人情報の利用目的について
    当社は、会議録作成（受託）業務および議会情報公開システムの運用業務を主とした事業活動を通じてお預かりした個人情報を、次に示す利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。
    【直接書面取得以外の個人情報】
    1. ①お客様から受託を受けた個人情報（速記・録音・録画メディア・紙による資料）
      …お客様から受託を受けた会議録・記録作成業務および議会情報公開システムの運用業務の遂行
    2. ②監視カメラによる映像の個人情報…防犯、防災等の安全管理処置のため
    【保有個人データ】
    1. ①取引先個人情報
      利用目的…お取引先からの提案、見積、発注、受入、制作、これらに係る連絡
    2. ②従業員情報
      利用目的…従業者（在職者及び退職者）の雇用管理（給与･税務管理、健康管理、年金･保険管理、災害対策及び連絡等）
    3. ③従業者の扶養家族情報
      利用目的…保険加入、脱退手続、税務管理等に関する業務の遂行
    4. ④採用応募者の情報
      利用目的…採用応募者への連絡及び採用に関する業務
    5. ⑤上記に共通するお問い合わせ、ご相談、クレーム等に関する情報
      利用目的…お問い合わせ、ご相談、クレーム等、これらに関する連絡
  2. 個人情報の共同利用について
    お客様から受託した事業をご提供するために、当社は親会社（株式会社 会議録研究所）と下記の個人情報を共同利用いたします。
    1. ①共同して利用する個人情報の項目
      受託業務を行うために速記・録音・録画メディア・紙に記録されている情報（氏名、住所、音声等）
    2. ②共同して利用する利用目的
      お客様からの受託業務の遂行のために利用いたします。
    3. ③共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者
      株式会社　会議録研究所
  3. 個人情報の開示等について
    当社は、本人から保有個人データについて利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下、「開示等」という。）の求めがあった場合には、本人または代理人であることを確認の上、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続きを定めます。
    1. ①申し出先
      開示等の求めは、下記を窓口とし、電話にて請求していただきます。
      個人情報に関するお問い合わせ先：個人情報管理責任者　TEL.048-592-2203
    2. ②開示等の求めに際して提出していただく書類等
      所定の「保有個人データ開示等請求書」に必要事項を記入の上、提出していただきます。
    3. ③ 本人または代理人の確認方法
      1. ・当社が保有するご本人の個人情報をもって、総合的に判断させていただきます。
      2. ・法定代理人の場合は、戸籍謄本等を提出していただきます。
      3. ・委任代理人の場合は、委任状を提出していただきます。
    4. ④回答方法には以下の方法がありますので選択していただきます。
      1. 1.本人（又は代理人）の住所宛に、追跡できる郵送方法にて回答。
      2. 2.電子メールでの回答。
    5. ⑤利用目的の通知及び開示に関する手数料とお支払方法
      １回の請求ごとに1,200円（税込）の手数料をお振り込みいただきます。
  4. 保有個人データの安全管理のために講じている措置
    【組織的安全管理措置】
    1. ・個人情報管理責任者を設置し、個人情報保護の安全管理に関する従業者の責任と権限を明確に規定します。
    2. ・個人情報の取り扱い状況の運用点検や監査などを定期的に実施します。
    3. ・個人情報の取り扱いを委託する場合は個人情報保護の基準を満たす事業者を選定して、契約書の締結などによって個人情報保護を担保します。
    【人的安全管理措置】
    1. ・個人情報保護の安全管理に関する必要な教育研修を従業者に定期的に実施します。
    2. ・就業規則や誓約書にて秘密保持義務の履行を担保します。
    【物理的安全管理措置】
    1. ・従業者の入退室管理及び電子機器の持ち込みや制限など権限を有しない従業者などによる個人情報への不正アクセスを防止するための措置を講じます。
    2. ・電子媒体や書類などの盗難・紛失などを防止するための措置を講じます。
    【技術的安全管理措置】
    1. ・個人情報を取り扱う情報システムへの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
    2. ・情報システムへのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
    3. ・情報システムのアクセスログを取得して定期的な確認を実施します。
  5. 個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談窓口について
    個人情報の取扱い及び個人情報保護に関する苦情・相談については、下記お問い合わせ先責任者までお申し出ください。
    文書システムサービス株式会社
    個人情報管理責任者
    〒364-0031 埼玉県北本市中央2-61　TEL.048-592-2203
  6. 認定個人情報保護団体について
    当社は、皆様の個人情報をめぐるトラブルが発生した場合の迅速・円滑な解決を図るため、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
    公益社団法人　東京グラフィックスサービス工業会
    個人情報相談窓口
    TEL.03-3667-3771 / FAX.03-3249-0377
    E-mail：個人情報に関する苦情・相談窓口メールフォーム

令和4年12月29日

文書システムサービス株式会社

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